Protocollo

Il modulo PROT della procedura Munipol è stato progettato per una corretta gestione del protocollo dei Comandi di Polizia Municipale ed è pertanto personalizzato sulle relative e specifiche esigenza; infatti, oltre ad una corretta gestione del registro di protocollo, prevede anche la gestione integrata di un archivio informazioni.

Nella realizzazione dei programmi applicativi si sono tenuti in evidenza i correnti orientamenti legislativi in materia di trasparenza degli atti pubblici e, pertanto, tutti i documenti e le informazioni contenute in archivio possono essere reperite attraverso molteplici chiavi di ricerca al fine di rendere tempestiva la risposta ad eventuali richieste del cittadino.

L'accesso agli archivi è comunque regolato da apposite parole d'ordine; è inibita, infatti, la consultazione degli archivi se non fornendo la relativa chiave d'accesso; la coesistenza di più chiavi è strutturata in modo tale da permettere, ad esempio, l'immissione di dati nell'archivio protocollo ma non la modifica del protocollo stesso o ancora l'immissione di dati nell'archivio informazioni ma non la sua consultazione.

I programmi per il trattamento del protocollo, oltre alle funzioni di immissione dati, visione e/o revisione degli stessi e stampa del registro di protocollo, consentono una corretta gestione dei riscontri alle richieste degli Enti esterni; è possibile, in qualsiasi momento chiedere al sistema una lista delle pratiche in attesa di riscontro.

Se il comando è dotato di adeguato Scanner per la lettura e la memorizzazione di immagini, è possibile digitalizzare i documenti protocollati per successive consultazioni a video. A fine anno è possibile scaricare tutti i documenti scannerizzati su di un CD-ROM o un altro supporto di memorizzazione per una più facile consultazione.

Se il documento ricevuto presuppone che venga svolta una qualche attività da parte di personale, dipendente o meno dal Comando, può essere indicato, al momento della protocollazione del documento in arrivo, l'indicazione dell'Ufficio o persona cui la pratica è affidata per successivi adempimenti.

Dopo che l'addetto ha espletato il suo compito, verrà data al sistema l'informazione della data in cui la pratica è stata evasa; ciò consente in qualsiasi instante la verifica, attraverso apposito tabulato, del carico di lavoro di ciascun addetto aiutando pertanto il Responsabile nella ricerca di una precisa pianificazione dei carichi al limite anche attraverso una ridistribuzione degli stessi.

Oltre alle gestione del protocollo, sono stati realizzati, nell'ambito di questo modulo, alcuni programmi per la memorizzazione e l'aggiornamento di schede personali, intestate indifferentemente a persone fisiche o giuridiche; tali schede sono strutturate in modo da tenere in evidenza i dati anagrafici saliente ed eventuali note, considerazioni o informazioni concernenti il soggetto inquisito.

Ad ogni consultazione delle schede informative vengono evidenziati automaticamente tutti gli eventuali protocolli di atti presenti in archivio e riguardanti il soggetto in esame.